AP NIDHI Portal eSR User Manual: ఇ-సర్వీస్ రిజిస్టర్ డిజిటైజేషన్ పూర్తి సమాచారం - Digital Service Register Guide
ముఖ్యాంశాలు - Quick Summary
ఆంధ్రప్రదేశ్ ఆర్థిక శాఖ (Finance Department) ప్రభుత్వ ఉద్యోగుల సర్వీస్ రికార్డులను పూర్తిస్థాయిలో డిజిటైజ్ చేయడానికి NIDHI పోర్టల్ ద్వారా eSR (e-Service Register) మాడ్యూల్ను అందుబాటులోకి తెచ్చింది. APCFSS ఆధ్వర్యంలో రూపొందించిన ఈ విధానం ద్వారా ఉద్యోగులు తమ ఫిజికల్ సర్వీస్ రిజిస్టర్ (Physical Service Register) వివరాలను ఆన్లైన్లో నమోదు చేయవచ్చు. ఈ సమగ్ర గైడ్లో DDO/HoO కాన్ఫిగరేషన్, ఉద్యోగుల ఎంట్రీ ప్రాసెస్, చెకర్ (Checker) తనిఖీ మరియు అప్రూవర్ (Approver) ఆమోదం తెలిపే పూర్తి విధానాన్ని వివరంగా తెలుసుకోండి.
1. పరిచయం మరియు eSR విధానం - Introduction to NIDHI eSR Module
ఆంధ్రప్రదేశ్ ప్రభుత్వం ప్రవేశపెట్టిన NIDHI Portal ద్వారా ఉద్యోగుల సర్వీస్ పుస్తకాల నిర్వహణను డిజిటల్ రూపంలోకి మార్చడం జరుగుతోంది. ఆంధ్రప్రదేశ్ సెంటర్ ఫర్ ఫైనాన్షియల్ సిస్టమ్స్ అండ్ సర్వీసెస్ (APCFSS) అభివృద్ధి చేసిన ఈ ఇ-సర్వీస్ రిజిస్టర్ (e-Service Register) ద్వారా ఉద్యోగ జీవితంలోని ప్రతి ముఖ్యమైన సంఘటనను ఎలక్ట్రానిక్ పద్ధతిలో నమోదు చేస్తారు.
గతంలో కాగితాల రూపంలో ఉన్న భౌతిక సర్వీస్ రిజిస్టర్ (Physical SR) నిర్వహణ స్థానంలో సురక్షితమైన, కేంద్రీకృత డిజిటల్ వ్యవస్థను తీసుకురావడమే దీని ముఖ్య ఉద్దేశ్యం. ఉద్యోగులు తమ యూజర్ ఐడీ (CFMS ID) మరియు పాస్వర్డ్ సాయంతో లాగిన్ అయి వ్యక్తిగత సమాచారం, సర్వీస్ ఈవెంట్లు, జీతాల వివరాలు, సెలవుల ఖాతా (Leave Ledger), బదిలీలు మరియు ప్రమోషన్ల సమాచారాన్ని ఆన్లైన్లో పరిశీలించుకోవచ్చు.
2. eSR వర్క్ఫ్లో ప్రాసెస్ - eSR Workflow Process
ఈ డిజిటైజేషన్ ప్రక్రియ పారదర్శకంగా మరియు సమర్థవంతంగా సాగడానికి ప్రభుత్వం ఒక స్పష్టమైన వర్క్ఫ్లో (Workflow Chain) నిర్దేశించింది. ఇందులో ప్రధానంగా నాలుగు దశలు ఉంటాయి:
- కార్యాలయధిపతి కాన్ఫిగరేషన్ (HoO Configuration): ముందుగా ఆఫీస్ హెడ్ (Head of Office) చెకర్ మరియు అప్రూవర్ అధికారులను మ్యాపింగ్ చేస్తారు.
- ఉద్యోగి ఎంట్రీ (Employee Data Entry): ఉద్యోగి తమ భౌతిక SR ఆధారంగా డేటాను ఎంటర్ చేసి, స్కాన్ చేసిన కాపీలను అప్లోడ్ చేసి సబ్మిట్ చేస్తారు.
- చెకర్ తనిఖీ (Checker Verification): సంబంధిత అధికారి ఎంటర్ చేసిన డేటాను, అప్లోడ్ చేసిన సర్వీస్ బుక్ ప్రతితో సరిపోల్చి వెరిఫై చేస్తారు. అవసరమైతే మార్పులు (Edits) చేస్తారు.
- అప్రూవర్ ఆమోదం (Approver Final Approval): HR మేనేజర్ లేదా అప్రూవర్ వివరాలన్నింటినీ పరిశీలించి బయోమెట్రిక్ ప్రమాణీకరణ (Biometric Authentication) ద్వారా తుది ఆమోదం తెలుపుతారు.
eSR ప్రాసెస్ వివరాలు - Overview Table
| దశ (Stage) | బాధ్యత కలిగిన అధికారి (Role) | చేయవలసిన పని (Task Details) | మార్పులు చేయడానికి అవకాశం (Edit Access) |
|---|---|---|---|
| దశ 1 | కార్యాలయ అధిపతి (Head of Office) | వర్క్ఫ్లో కాన్ఫిగరేషన్ (Workflow Mapping) | ఒకేసారి లేదా అవసరమైనప్పుడు |
| దశ 2 | ప్రభుత్వ ఉద్యోగి (Employee) | SR డేటా ఎంట్రీ & స్కాన్డ్ కాపీల అప్లోడ్ | సబ్మిట్ చేసే వరకు మాత్రమే |
| దశ 3 | చెకర్ అధికారి (Checker) | డేటా వెరిఫికేషన్ & సవరణలు | అప్రూవర్కు పంపే వరకు కలదు |
| దశ 4 | అప్రూవర్ అధికారి (Approver) | తుది పరిశీలన & బయోమెట్రిక్ ఆమోదం | ఆమోదించే వరకు సవరించవచ్చు |
3. కార్యాలయ అధిపతి లాగిన్ & కాన్ఫిగరేషన్ - Head of Office (HoO) Login & Configuration
ఉద్యోగులు తమ eSR ఎంట్రీ నమోదు ప్రారంభించడానికి ముందు హెడ్ ఆఫ్ ఆఫీస్ (HoO) వర్క్ఫ్లో కాన్ఫిగరేషన్ పూర్తి చేయాలి. ఇది సాధారణంగా ఒకేసారి చేసే ప్రక్రియ (One-time activity).
HoO లాగిన్ విధానం (HoO Login Steps):
- NIDHI పోర్టల్ (nidhi.apcfss.in) ఓపెన్ చేయాలి.
- CFMS ID మరియు Password నమోదు చేసి Sign In పై క్లిక్ చేయాలి.
- డాష్బోర్డ్లో eSR Workflow Configuration టైల్ ఎంచుకోవాలి.
కాన్ఫిగరేషన్ పద్ధతులు (Configuration Methods):
DDO పరిధిలోని ఆర్గనైజేషన్ యూనిట్లను బట్టి వర్క్ఫ్లోను రెండు రకాలుగా కేటాయించవచ్చు:
1. పోస్ట్ ద్వారా కేటాయింపు (By Post): ఒక DDO కోడ్ పరిధిలో ఒకే ఆర్గనైజేషన్ యూనిట్ ఉన్నప్పుడు, ప్రతి మంజూరైన పోస్టుకు (Sanctioned Post) వేర్వేరుగా చెకర్ మరియు అప్రూవర్ అధికారులను కేటాయిస్తారు.
2. ఆర్గనైజేషన్ యూనిట్ ద్వారా కేటాయింపు (By Org Unit): ఒక DDO కోడ్ కింద ఆర్గనైజేషన్ యూనిట్లు ఉంటే, మొత్తం యూనిట్కు ఒకే చెకర్ మరియు అప్రూవర్ను కేటాయిస్తారు.
4. ఉద్యోగి లాగిన్ మరియు డేటా ఎంట్రీ - Employee Login & Data Entry Process
ఉద్యోగి తన CFMS క్రెడెన్షియల్స్ ఉపయోగించి లాగిన్ అయిన తర్వాత డాష్బోర్డ్ నుండి Employee Service Register ఎంచుకోవాలి. ఇక్కడ భౌతిక SRలోని వివరాలను కింద తెలిపిన వివిధ విభాగాలలో (Sections) క్రమబద్ధంగా నమోదు చేయాలి.
1. ప్రాథమిక వివరాలు (Basic Details)
ఈ విభాగంలో ఉద్యోగి యొక్క వ్యక్తిగత వివరాలు (Personal Details), చిరునామా (Address), కుటుంబ సభ్యులు (Family Members), నామినేషన్ వివరాలు (Nomination) మరియు విద్యా అర్హతలు (Educational Qualifications) ఉంటాయి. ఇవి Master Data నుండి రీడ్-ఓన్లీ (Read-Only) రూపంలో కనిపిస్తాయి. ఇందులో ఏవైనా మార్పులు ఉంటే ESS (Employee Self Service) ద్వారా DDO కు డేటా చేంజ్ రిక్వెస్ట్ పంపాల్సి ఉంటుంది.
2. స్వగ్రామం & జన్మస్థల వివరాలు (Hometown & Place of Birth Details)
స్వగ్రామ ప్రకటన (Hometown Declaration), పుట్టిన స్థలం, లోకల్ స్టేటస్ (Local Status), శరీర గుర్తులు (Moles) మరియు ఎత్తు మొదలైన వివరాలు నమోదు చేయాలి. సర్వీస్ కాలంలో హోమ్టౌన్ డిక్లరేషన్ను గరిష్టంగా రెండు సార్లు మాత్రమే సవరించడానికి నిబంధనలు అనుమతిస్తాయి.
3. సర్వీస్ ఈవెంట్లు (Service Events)
ఉద్యోగికి సంబంధించిన పూర్తి సర్వీస్ రికార్డును కాలానుగుణంగా (Chronological Order) నమోదు చేయాలి. ఇందులో కింది ఈవెంట్లు ఉంటాయి:
- నియామక వివరాలు (Appointment Details): డైరెక్ట్ రిక్రూట్మెంట్ లేదా ఇతర నియామక రకాలు.
- క్రమబద్ధీకరణ (Regularization): రెగ్యులరైజేషన్ తేదీ, ఉత్తర్వు సంఖ్య మరియు తేదీ.
- ప్రొబేషన్ (Probation): ప్రొబేషన్ డిక్లరేషన్ తేదీ మరియు కాలపరిమితి.
- పే మార్పులు (Change in Pay): వార్షిక ఇంక్రిమెంట్లు, AAS (Automatic Advancement Scheme), మరియు PRC నిర్ణయాలు.
- సెలవుల వివరాలు (Leaves Availed): EL, HPL, EOL, మెటర్నిటీ లీవ్, చైల్డ్ కేర్ లీవ్ మొదలైనవి.
- బదిలీలు & ప్రమోషన్లు (Transfers & Promotions): సాధారణ బదిలీ, డిప్యుటేషన్, ప్రమోషన్ అసోసియేటెడ్ నియామకాలు.
- ఇతర వివరాలు: సస్పెన్షన్, పునరుద్ధరణ (Reinstatement), GIS ఎంట్రీలు, క్రమశిక్షణ చర్యలు (Punishments).
eSR విభాగాల సంక్షిప్త పట్టిక - Key Modules in eSR
| విభాగం (Module Name) | నమోదు చేయవలసిన అంశాలు (Fields Covered) | ముఖ్యమైన పత్రాలు (Required Documents) |
|---|---|---|
| ఇన్సెంటివ్లు (Incentives) | అవార్డులు, సేవా పతకాలు, ఇన్సెంటివ్ మొత్తాలు | సాంక్షన్ ఆర్డర్లు (Sanction Orders) |
| రుణాలు & అడ్వాన్సులు (Loans & Advances) | హౌసింగ్, వెహికల్ లోన్లు, అసలు & వడ్డీ వాయిదాలు | రుణ మంజూరు పత్రాలు |
| లీవ్ లెడ్జర్ (Leave Ledger) | ఖాతాలో ఉన్న EL, HPL నిల్వలు మరియు క్రెడిట్లు | ఫిజికల్ లీవ్ అకౌంట్ కాపీ |
| LTC వివరాలు (Leave Travel Concession) | హోమ్టౌన్ మరియు ఎనీవేర్ ఇన్ AP/India LTC | ఎల్టీసీ ప్రయాణ అనుమతి పత్రాలు |
| పరీక్షలు & శిక్షణ (Departmental Tests & Training) | శాఖాపరమైన పరీక్షలు, ట్రైనింగ్లు, వర్క్షాప్లు | పాస్ సర్టిఫికేట్లు & ఆఫీస్ ఆర్డర్లు |
4. ఇ-సర్వీస్ రిజిస్టర్ కన్ఫర్మేషన్ (eSR Confirmation)
అన్ని విభాగాల ఎంట్రీలు పూర్తి అయిన తర్వాత ఉద్యోగి మొత్తం సమగ్ర డేటాను చెక్ చేసుకోవాలి. వివరాలన్నీ సరిగ్గా ఉన్నాయని నిర్ధారించుకున్నాక Confirm బటన్ పై క్లిక్ చేయాలి. సబ్మిట్ చేసిన తర్వాత డేటా చెకర్ లాగిన్కు వెళ్తుంది.
5. చెకర్ పరిశీలన విధానం - Checker Verification Process
చెకర్ అధికారి తమ CFMS లాగిన్ ద్వారా NIDHI పోర్టల్లోకి ప్రవేశించి Employee Service Register Verification (Checker) టైల్ ద్వారా పెండింగ్ దరఖాస్తులను పరిశీలిస్తారు.
- ఉద్యోగి ఎంటర్ చేసిన ప్రతి సమాచారాన్ని స్కాన్డ్ పిడిఎఫ్ ప్రతులతో సరిపోల్చాలి.
- ఏదైనా తప్పు నమోదు ఉంటే చెకర్ స్థాయిలోనే దాన్ని సరిదిద్దే (Edit) వెసులుబాటు ఉంటుంది.
- అన్ని వివరాలు సరిగ్గా ఉన్నాయని నిర్ధారించుకున్న తర్వాత, చెకర్ బయోమెట్రిక్ ఆథెంటికేషన్ (Biometric Verification) పూర్తి చేసి దరఖాస్తును అప్రూవర్కు ఫార్వర్డ్ చేస్తారు (Forward to Approver).
6. అప్రూవర్ తుది ఆమోదం - Approver Final Approval Process
తుది ఆమోద అధికారి (HR Manager / Approver) తమ లాగిన్లోని Employee Service Register Approval (Approver) మాడ్యూల్లోకి వెళ్లి వివరాలను సరిచూస్తారు.
- అప్రూవర్ కూడా ఫిజికల్ సర్వీస్ బుక్ మరియు దాఖలు చేసిన వివరాలను విశ్లేషిస్తారు.
- అవసరమైన మార్పులను అప్రూవర్ స్థాయిలో కూడా నేరుగా సవరించవచ్చు.
- పరిశీలన పూర్తయ్యాక Approve eSR పై క్లిక్ చేసి బయోమెట్రిక్ ప్రమాణీకరణ ద్వారా డిజిటల్ సంతకం పూర్తి చేస్తారు.
- ఆమోదం పొందిన తర్వాత eSR రికార్డు స్థిరీకరించబడుతుంది (Finalized). ఆ తర్వాత ఎటువంటి మార్పులకు అవకాశం ఉండదు.
ప్రశ్నలు - సమాధానాలు - Frequently Asked Questions (FAQs)
Q1: eSR డేటా ఎంట్రీలో తప్పులు దొర్లితే ఉద్యోగి తిరిగి సరిచేసుకోవచ్చా? - Can employees edit eSR data after submission?
A: ఉద్యోగి సబ్మిట్ చేయకముందు వరకు ఎన్నిసార్లయినా డేటాను సరిచేసుకోవచ్చు. ఒక్కసారి చెకర్కు సబ్మిట్ చేసిన తర్వాత ఉద్యోగి నేరుగా మార్చలేరు. అయితే చెకర్ లేదా అప్రూవర్ స్థాయిలో సవరణలు (Edit Options) చేయడానికి అధికారులకు అనుమతి ఉంటుంది.
Q2: ప్రాథమిక వివరాలలో (Basic Details) తప్పులు ఉంటే ఎలా మార్చాలి? - How to update incorrect Basic Details?
A: eSR మాడ్యూల్లో ప్రాథమిక వివరాలు రీడ్-ఓన్లీగా ఉంటాయి. అందువల్ల ఉద్యోగి ESS (Employee Self Service) లాగిన్ ద్వారా Data Change Request పెట్టి DDO ఆమోదం పొందితే అవి ఆటోమేటిక్గా eSR లో అప్డేట్ అవుతాయి.
Q3: eSR నమోదు ప్రక్రియలో చెకర్ లేదా అప్రూవర్ తిరస్కరించే (Send Back/Reject) అవకాశం ఉందా? - Is there a Send Back option in eSR Workflow?
A: లేదు, eSR వర్క్ఫ్లోలో దరఖాస్తును వెనక్కి పంపే (Send Back/Return) సదుపాయం లేదు. సమాచారంలో ఏవైనా మార్పులు ఉంటే చెకర్ మరియు అప్రూవర్ అధికారులే నేరుగా ఎడిట్ చేసి సరిదిద్దవచ్చు.
Q4: వర్క్ఫ్లో కాన్ఫిగరేషన్ ఎన్నిసార్లు చేయాలి? - How often should HoO configure the workflow?
A: వర్క్ఫ్లో కాన్ఫిగరేషన్ అనేది సాధారణంగా ఒకేసారి చేసే ప్రక్రియ (One-time activity). అయితే కార్యాలయ పరిధిలో అధికారులు మారినప్పుడు లేదా పరిపాలనా మార్పులు జరిగినప్పుడు HoO దీనిని సవరించవచ్చు.
Q5: హోమ్టౌన్ డిక్లరేషన్ను ఎన్నిసార్లు మార్చుకోవచ్చు? - How many times can Hometown declaration be revised?
A: సర్వీస్ నిబంధనల ప్రకారం ఒక ఉద్యోగి తన సమగ్ర ఉద్యోగ కాలంలో గరిష్టంగా రెండు సార్లు (2 times) మాత్రమే స్వగ్రామ ప్రకటనను మార్చుకోవడానికి నిబంధనలు అంగీకరిస్తాయి.
Q6: eSR తుది ఆమోదం ఏ విధంగా జరుగుతుంది? - How is the final eSR approval completed?
A: అప్రూవర్ అధికారి డేటాను సమగ్రంగా పరిశీలించిన పిమ్మట తమ బయోమెట్రిక్ ప్రమాణీకరణ (Biometric Authentication) పూర్తి చేయడం ద్వారా eSR డిజిటల్ రికార్డుకు తుది ఆమోదం లభిస్తుంది.
Topics Covered
- AP NIDHI Portal eSR Guide
- Employee Service Register Digitization
- APCFSS NIDHI Workflow Config
- eSR Service Events Entry
- AP Employee eSR Approval Process